10 krav til Digital Asset Management

DAMFoundation-logoDer findes smiley-ordning på restauranter. Biler har stjerner for sikkerhed. Madvarer har Ø-mærker. Det viser at varerne lever op til bestemte krav. Når det gælder Digital Asset Management har der ikke været krav. Man risikeret at købe et system som lyder fantastisk men reelt er en dyr sæbekasse med 4 hjul. Det har mange virksomheder og organisationer indset – også i Danmark.

Nu er der imidlertid etableret en smiley-ordning for Digital Asset Management og blandt de første til at bestå er Canto Cumulus og Elvis DAM. Det er vi selvsagt glade for. Hos Attention Solutions lover og leverer vi ting der findes. Ellers var vi aldrig blevet 3-dobbelt Gazelle-vinder.

Listen med DAM-krav

Dam Foundation i London, har som repræsentant for hele branchen sat en række hårde krav op. Består man deres krav er man med i smiley-ordningen som et professionelt Digital Asset Management system. De forskellige systemer opfylder kravene på forskellig vis, men dette må siges at være ting alle systemer skal kunne.

  • DAM-systemer registerer filer enkeltvis eller i mængder, og giver mulighed for manipulation af disse aktiver og deres metadata enkeltvis eller med masseaktioner. Hver fil skal tildeles en entydig identifikator.
  • DAM-systemer sikrer filerne mod ændringer og sletning. Sikkerhed i et DAM omfatter adgang og roller for brugere.
  • DAM-systemer gemmer filerne som både binære filer og metadata.
  • DAM-systemet skal kunne håndtere flere filtyper, og give mulighed for tilpasning af metadatafelter og metadata knyttet til de gemte filer.
  • DAM-systemer gengiver og konverterer filer til miniaturer eller proxy-filer.
  • DAM-systemer kan registrere brugen ved målinger vedrørende brug og genbrug af aktivet i hele filens livscyklus.
  • DAM-systemer bruger versionskontrol til at spore ændringer og sammenhængen mellem original og varianter.
  • DAM-systemer regulerer godkendelser og en struktureret proces omkring dette.
  • DAM-systemer giver brugerne mulighed for at finde og hente digitalt materiale med hjælp af søgninger, samlinger og workflows.
  • DAM-systemet skal gøre det nemt at finde materiale således at eksisterende indhold udnyttes bedre.
  • DAM-systemer har en funktion til forhåndsvisning, der giver brugerne mulighed for at se aktiver før du downloader eller åbner en fil på deres egen enhed. Ved at lade brugere at tage et kig på aktiver i jagten hurtigt, uden download, DAM-systemer reducere mængden af tid, brugere skal tilbringe i søgning.
  • DAM-systemer producerer og publicere indhold ved at give brugerne værktøjer, hvorved filer kan deles og på anden måde distribueres uden for systemet.

Grundig evaluering

Af de godt 190 virksomheder som kalder sig “DAM-leverandører” har kun 26 forsøgt sig og mange bestod ikke. Certificeringen tager tid og inkluderer en live demo således at man ikke kan nøjes med at sende en “det virker” udtalelse. Kravet er at det skal virke i en udgave af softwaren som er sat til salg. Med både Cumulus og Elvis DAM er det nu bevist at være tilfældet.

Live-præsentationen skal igennem alle punkter og opfylde punkterne. Testen har været under udarbejdelse i 2 år men alligevel var det godt 20% som ikke bestod. Dertil kommer at mange slet ikke stillede op – f.eks. er ingen lokale systemer på listen.

Etableringen af smiley-ordningen for DAM vil bidrage til at modne markedet for Digital Asset Management. Standarder er nødvendige for troværdigheden.

Ved præsentationen af de første virksomheder var Mark Davey fra DAM Foundation tilstede: “I fremtiden vil DAM Foundation udføre yderligere test for at klassificere og kategorisere flere udbydere. Listen over basisegenskaber skal udvides og følge med udviklingen af systemerne.”

Læs mere om ordningen hos DAM Foundation.